GenPI.co Jabar - Staf HR atau Manajer HR wajib mengetahui pentingnya aplikasi absensi online yang sangat membantu dalam pengelolaan karyawan dalam suatu perusahaan.
Human Resource Department (HRD) memiliki peran penting dalam perusahaan memiliki tanggung jawab dalam merekrut, menyaring, mewawancarai, dan menempatkan calon karyawan.
Namun, tak berhenti sampai di situ, dalam kesehariannya, HRD juga memiliki tugas seputar pengelolaan karyawan.
HRD akan terlibat dalam pelatihan dan pengembangan SDM, mengawasi kepuasan dan produktivitas karyawan saat ini, menjadi penengah konflik, menghitung tunjangan dan gaji hingga memastikan kedisiplinan karyawan dengan memantau waktu kedatangan mereka.
Dengan demikian, tim HR perlu download aplikasi cuti berbasis web, seperti Live Attendance.
Sebelumnya, ketika kehadiran karyawan dicatat baik secara manual menggunakan pena dan kertas atau di lembar kerja excel pada sistem komputer, tidak mudah untuk mengidentifikasi siapa saja karyawan yang datang terlambat.
Padahal tidak akuratnya pencatatan kehadiran itu bisa berdampak negatif pada penghitungan gaji atau bonus.
Dalam kasus seperti ini, download aplikasi cuti berbasis web seperti aplikasi absensi online dapat membantu HRD mengawasi kedisiplinan dan produktivitas karyawan.
Pengertian Attendance Management
Attendance management adalah sistem yang berguna untuk mengelola atau mengorganisir data kehadiran karyawan dalam suatu perusahaan.
Dengan men-download aplikasi cuti berbasis web seperti attendance management ini dapat melacak kehadiran karyawan dan memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai produktivitas karyawan.
Tentunya, karyawan yang jarang absen akan memiliki kemungkinan yang lebih tinggi untuk menyelesaikan pekerjaannya dibandingkan karyawan yang sering absen.
Artinya, karyawan yang sering masuk tersebut berkontribusi lebih besar kepada perusahaan.
Sehingga, dapat dikatakan bahwa download aplikasi cuti berbasis web seperti attendance management memiliki pengaruh besar terhadap pertumbuhan, perkembangan, dan profitabilitas perusahaan.
Pertumbuhan dan perkembangan teknologi yang sangat pesat membuat sistem Attendance Management dapat dilakukan dengan sebuah software.
Tujuan pembuatan software ini adalah untuk mempermudah pengelolaan data hadir dan absensi karyawan yang ada di sebuah perusahaan agar bisa dilakukan dengan cepat dan efisien.
Keuntungan Download Aplikasi Cuti Berbasis Web seperti Aplikasi Absensi Online
Berikut adalah alasan penting mengapa aplikasi absensi online dibutuhkan oleh HRD dan sangat dibutuhkan untuk pengelolaan data dan administratif karyawan dalam perusahaan.
1. Akurasi yang lebih baik
Kehadiran manual rentan terhadap kesalahan dan manipulasi manusia. Tak jarang banyak staf mengeluh bahwa mereka mendapatkan data yang salah dari tim HRD, seperti data kehadiran yang tidak akurat.
Ketidaktelitian semacam ini akan berdampak pada penghitungan gaji yang akhirnya berdampak buruk bagi semua orang.
Oleh karena itu, ada baiknya bagi pemilik bisnis mulai men-download aplikasi cuti berbasis web dan menggunakan aplikasi absensi online.
Dengan begitu, pekerjaan tim HRD akan lebih terkelola dan mengurangi human error serta data dan informasi yang disajikan akan lebih akurat.
2. Lebih efisien
Mengelola data kehadiran secara manual tentunya sangat menyita waktu. Mungkin tidak menjadi masalah jika perusahaan memiliki tidak lebih dari 20 karyawan.
Namun, bagi perusahaan yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan, akan menjadi pekerjaan besar. Bayangkan tim HRD harus memproses dokumen spreadsheet dengan ribuan baris.
Dengan aplikasi absensi online, tim HRD dapat memantau absensi karyawan dengan mudah. Oleh karena itu, download aplikasi cuti berbasis web dan mobile agar pekerjaan tim HRD di perusahaan akan lebih efisien karena pencatatan kehadiran dan penghitungan gaji dilakukan secara otomatis.
3. Mudah untuk memantau jam kerja karyawan
Bekerja dari rumah menyulitkan tim HRD untuk memantau kinerja karyawan. Tidak ada yang tahu apakah karyawan tersebut bekerja atau malah tidur siang.
Di sisi lain, hanya memantau karyawan lewat aplikasi messenger seperti WhatsApp mungkin tidak akan optimal.
Berbeda halnya jika memakai aplikasi absensi online dan download aplikasi cuti berbasis web, informasi seperti ketidakhadiran, lembur, dan cuti sakit dapat tersedia dalam sekejap sehingga Anda dapat dengan mudah memantau kehadiran karyawan.
4. Tingkatkan manajemen karyawan
Aplikasi absensi secara online dan download aplikasi cuti berbasis web juga memudahkan tim HR untuk mengurus cuti karyawan.
Sistem aplikasi sudah menampung data sehingga staf HRD tinggal masuk ke aplikasi untuk melihat berapa banyak cuti yang tersisa pada karyawan tertentu.
Dengan cara ini, karyawan juga tidak perlu berkali-kali bertanya kepada staf HRD untuk mengetahui berapa banyak sisa cuti yang mereka miliki.
Karyawan dapat langsung mengajukan cuti dengan download aplikasi cuti berbasis web dan mendapat approval dari supervisor.
Tak cuma membantu mengelola cuti, aplikasi absensi online juga memudahkan pengelolaan semua hal yang berhubungan dengan absensi. Mulai dari penghitungan bonus, lembur, hingga gaji.
5. Meningkatkan Kedisiplinan Karyawan
Alasan utama bagi sebuah perusahaan untuk memiliki software attendance management adalah untuk membuat karyawan lebih disiplin.
Mengapa karyawan perlu lebih disiplin? Tentunya karena disiplin ini memiliki dampak yang besar terhadap tingkat produktivitas karyawan.
Dengan adanya attendance management, semua data yang berhubungan dengan kehadiran karyawan seperti waktu kedatangan dan pulang, jumlah kehadiran, data lembur dan cuti, serta jadwal shift akan dikelola secara otomatis.
Penting untuk diingat bahwa walaupun attendance management dapat mengelola semua data diatas, ini bukanlah jaminan bahwa semua karyawan akan memiliki tingkat kedisiplinan yang tinggi.
Namun, paling tidak, ini dapat mengurangi kemungkinan mereka absen kerja karena data kehadiran karyawan terpantau dengan ketat.
6. Meringankan Beban Kerja HRD
Attendance Management umumnya memiliki fungsi yang bernama self-service yang memungkinkan karyawan untuk mengurus berbagai kebutuhan administrasi dengan mandiri.
Dengan adanya fungsi ini, karyawan kini tidak lagi perlu menghubungi staf HRD untuk mengurus hal-hal seperti mengajukan cuti dengan download aplikasi cuti berbasis web, meminta izin ketika sedang tidak bisa masuk kerja dan bahkan mencetak slip gaji.
Bagian HRD kemudian dapat memberikan tindakan selanjutnya via aplikasi attendance management tanpa perlu bertemu face to face dengan karyawan.
7. Mencatat Kehadiran Kapan Saja, Di Mana Saja
Teknologi terkini dari attendance management seperti Talenta memungkinkan baik tim HRD maupun karyawan dapat melakukan bagiannya masing-masing di mana pun mereka berada.
Ini karena bagian manajemen SDM kini sudah tidak perlu lagi mencatat kehadiran secara manual dan karyawan juga cukup melakukan selfie untuk melakukan absensi dimana saja.
8. Melakukan Daftar dan Koreksi Kehadiran Online
Attendance management seperti Talenta juga umumnya memberikan akses daftar hadir kepada karyawan untuk mempermudah mereka memastikan keakuratan jam kedatangan dan jam pulang mereka.
Selain itu, karyawan juga dapat mengajukan koreksi kehadiran melalui sistem daring. Semua permintaan koreksi kehadiran akan dikirimkan sesuai dengan alur persetujuan yang telah Anda tetapkan.
9. Penggajian Karyawan yang Terintegrasi
Software attendance management juga umumnya terhubung dengan sistem penggajian atau payroll karyawan.
Ini dapat dilakukan karena sistem attendance management menghitung jumlah hari kerja atau kedatangan secara otomatis dapat membantu perusahaan menghitung gaji secara akurat.
Download aplikasi cuti berbasis web juga dapat menghitung jumlah cuti karyawan secara otomatis.
Lebihnya lagi, sistem payroll tersebut juga umumnya menghitung jumlah hari cuti yang diambil dan akan menghitung pajak yang dipotong secara otomatis.
10. Memeriksa keberadaan karyawan
Beberapa aplikasi absensi online dilengkapi dengan fitur pelacakan GPS yang memungkinkan manajer untuk memeriksa posisi karyawan berada saat jam kerja.
Pelacakan GPS sangat penting, terlebih selama kebijakan work from home (WFH) karena pandemi Covid-19 masih berlangsung. Dengan mengetahui fakta bahwa diri mereka selalu dipantau, karyawan dapat fokus pada pekerjaan mereka.
Namun tidak semua aplikasi absensi online di luar sana memiliki fitur pelacakan GPS. Salah satu aplikasi absensi online yang sudah berbasis GPS adalah Talenta.
Dengan memakai aplikasi ini, karyawan tidak bisa memanipulasi lokasi kerja yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Sebab karyawan hanya bisa melakukan absensi, yakni check in dan check out hanya di lokasi yang sudah terdaftar.
Dapat diakses melalui smartphone, karyawan tak hanya dapat dengan mudah melakukan absensi, tapi juga mengajukan cuti dengan download aplikasi cuti berbasis web, izin hingga lembur lewat aplikasi Talenta ini.
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia.
Aplikasi HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.
Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Talenta by Mekari:
1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah.
Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya
● Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
● Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
● Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
● Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Kostumisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri. Anda tinggal melakukan download aplikasi cuti berbasis web dari Talenta by Mekari.
3. Tim Support yang efektif dan responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal.
Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News