GenPI.co Jabar - Perusahaan sangat membutuhkan software agenda kerja. Dalam perusahaan jam kerja terbagi dalam beberapa jenis. Pada umumnya jam kerja normal berlaku mulai dari jam 08:00 - 17:00 atau 09:00 - 18:00.
Namun tidak menutup kemungkinan untuk beberapa jenis usaha yang menerapkan sistem kerja shift (pagi, siang, malam).
Biasanya perusahaan yang menerapkan sistem penetapan jam kerja yang terjadi satu kali dalam 24 jam ini, berlaku tanpa jeda maupun saat di hari libur.
Pasalnya kebijakan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengoptimalkan hasil kerja dan produktivitas. Berlaku bagi beberapa perusahaan seperti hotel, rumah sakit, minimarket, maupun penyedia layanan umum.
Agar dapat maksimal dalam pelayanan yang diberikan kepada pelanggan, perusahaan umumnya membagi jam kerja karyawan nya menjadi 3 shift atau 3 bagian yaitu shift pagi : 08:00 - 17:00, shift siang / sore : 16:00 - 01.00, shift malam : 00.00 - 09:00, pembagian ini diterapkan secara berbeda-beda tergantung dengan kondisi dan kebutuhan. Hal ini juga dapat di manage dengan menggunakan software agenda kerja.
Namun tentunya dalam menerapkan sistem penetapan jam kerja ini, perusahaan juga tidak boleh mengabaikan hak-hak karyawan seperti yang tercatat dalam Undang-Undang.
Undang-Undang Ketenagakerjaan yang Berkaitan Dengan Penerapan Kerja Shift sebagai dasar Software Agenda Kerja
Seperti yang sudah diatur dalam pasal 77 sampai pasal 85 Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang memperbolehkan sistem kerja bergilir dengan aturan berikut:
Setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja.
Waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) meliputi:
● 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau
● 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
Ketentuan waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) tidak berlaku bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu.
Ketentuan mengenai waktu kerja pada sektor usaha atau pekerjaan tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) diatur dengan Keputusan Menteri.
Undang-Undang Ketenagakerjaan yang Berkaitan Dengan Waktu Kerja Lembur sebagai dasar Software Agenda Kerja
Bagi perusahaan yang memberlakukan waktu kerja lembur tentunya juga sudah diatur dalam Pasal 78 ayat 4 UU No.13/2003 yang berbunyi jika ketentuan mengenai waktu kerja lembur dan upah kerja lembur diatur dengan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor KEP. 102/MEN/VI/2004 Pasal (1) yang menyatakan bahwa:
Waktu lembur adalah waktu kerja yang melebihi 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu, atau;
8 (delapan) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu, atau;
Waktu kerja pada hari istirahat mingguan dan atau pada hari libur resmi yang ditetapkan oleh pemerintah.
Dalam peraturan menteri juga ditegaskan kalau waktu kerja lembur tidak boleh melebihi dari 3 (tiga) jam per-hari atau 14 (empat belas) jam dalam 1 (satu) minggu. Hal ini sesuai dengan permen KEP. 102/MEN/VI/2004 Pasal (3) terkecuali kerja lembur yang dilakukan di hari minggu atau hari libur nasional.
Manfaat Software Agenda Kerja?
Tentunya bukan tanpa alasan mengapa kami menyarankan Anda untuk menggunakan software agenda kerja dalam mengatur penjadwalan kerja, pasalnya ada beberapa keuntungan yang bisa didapatkan oleh perusahaan, seperti yang berikut ini
Kamu akan menjadi lebih terorganisir
Apakah selama ini hidupmu tidak terlalu terorganisir? Apakah kamu pernah ingin berubah? Jika jawabanmu untuk kedua pertanyaan di atas adalah iya, maka memiliki sebuah agenda akan menyelesaikan masalahmu itu. Saat kamu punya rencana harian, kamu dapat menuliskan semua rencanamu, membuat daftar aktivitas yang akan kamu lakukan setiap hari (termasuk tenggat waktunya), mencatat semua acara pribadi yang akan kamu datangi dan daftarnya terus berlanjut. Ada banyak sekali hal yang dapat kamu lakukan dengan sebuah agenda.
Agar menjadi begitu efektif, kamu sebaiknya membawa agenda kemanapun kamu pergi. Begitu kamu mendapatkan sebuah tugas yang harus dilakukan, kamu dapat langsung mencatatnya di dalam buku agenda. Dengan demikian, segalanya serba terorganisir, dan tentunya hidupmu akan menjadi jauh lebih teratur dibandingkan sebelumnya.
Kamu akan mengatur waktumu dengan lebih baik
Kamu dijamin akan memiliki manajemen waktu yang lebih baik saat memiliki agenda. Apa itu manajemen waktu? Manajemen waktu adalah cara kamu merencanakan dan mengendalikan banyaknya waktu yang kamu habiskan untuk mengerjakan sebuah aktivitas. Pada saat kamu memiliki banyak tugas untuk dikerjakan dan kamu masih dapat menyelesaikannya tepat waktu atau bahkan sebelum tenggat waktu tanpa merasa kewalahan, kamu memiliki manajemen waktu yang baik.
Pertanyaannya adalah bagaimana caranya kamu merencanakan dan mengendalikan waktu? Satu cara untuk melakukannya adalah dengan memiliki sebuah agenda. Pertama-tama, rencanakan dahulu berapa lama waktu yang akan kamu habiskan untuk mengerjakan suatu kegiatan, lalu rekam waktu yang terpakai untuk menyelesaikan kegiatan tersebut. Pastikan kamu mencatat waktu yang kamu rencanakan dan waktu yang kamu gunakan. Hal ini sangat bermanfaat untuk kali berikutnya kamu mendapatkan tugas yang sama. Kamu sudah tahu berapa lama waktu yang kamu butuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut, sehingga kamu dapat merencanakannya dari jauh-jauh hari. Manajemen waktumu pastinya akan menjadi semakin baik.
Kamu akan meningkatkan produktivitas
Keuntungan selanjutnya yang akan kamu dapatkan adalah peningkatan produktivitas. Kamu tak akan lagi menunda-nunda sebuah pekerjaan. Kamu akan menjadi lebih yakin bahwa kamu akan mampu menyelesaikan apa yang harus kamu kerjakan tepat pada waktunya dan mampu memilih tugas mana yang harus menjadi prioritas. Pada akhirnya, produktivitas akan meningkat.
Memiliki agenda seperti memiliki sebuah sistem. Jika kamu tak mengikuti sistem tersebut, tampaknya kamu akan gagal. Kamu tak ingin kegagalan, bukan? Jadi yang harus kamu lakukan adalah mengikuti sistem jika ingin berhasil.
Kamu akan mengingat hal-hal lebih baik
Jika kamu mengalami kesulitan dalam mengingat hal-hal, terutama yang penting, agenda akan memastikan bahwa kamu tak lagi akan melupakan hal-hal penting dalam hidupmu. Namun tentu saja, kamu harus ingat untuk mencatat segalanya. Agendamu tak akan berguna jika kamu lupa untuk mencatat yang diperlukan.
Kamu akan memiliki catatan mengenai segala yang sudah pernah kamu kerjakan
Manfaat terakhir yang akan kamu nikmati karena memiliki sebuah agenda adalah akan mudah bagimu jika kamu ingin melihat kembali apa yang telah kamu kerjakan pada masa lalu. Kamu memiliki catatan yang sangat rinci tentang segala tugas, kegiatan, waktu, dan sebagainya. Otak tak dapat mengingat segalanya. Misalnya saja, jika kamu ingin tahu kapan persisnya kamu terakhir bertemu dengan teman-temanmu, kamu tinggal langsung mengambil agendamu dan membalik ke belakang hingga kamu menemukan tanggal pastinya.
Menghemat Biaya Tenaga Kerja
Penjadwalan otomatis dengan software agenda kerja dapat membantu memangkas biaya tenaga kerja. Bisnis dapat menghabiskan lebih sedikit dana untuk penggajian mereka atau tetap berpegang pada anggaran penggajian yang ada dengan menggunakan perangkat lunak ini.
Ada beberapa alasan untuk keuntungan penghematan biaya ini. Pertama, Anda dapat menghemat uang dengan menghindari staf departemen atau shift yang berlebihan. Selain itu, perangkat lunak akan memberikan peringatan peringatan ketika pilihan penjadwalan menghasilkan pembayaran lembur atau melebihi anggaran penggajian.
Hindari Kelelahan Pekerja
Setiap bisnis harus memiliki orang-orang yang bersedia mengisi kekosongan ketika seseorang memiliki kesibukan lain atau tidak dapat datang kerja. Mengandalkan orang yang sama dapat menyebabkan kelelahan dan kelelahan. Dengan software agenda kerja, Anda dapat menemukan opsi penggantian lainnya. Anda tidak perlu bergantung pada karyawan yang sama setiap saat. Dengan menghindari kelelahan dan stres yang tidak perlu ini, pekerja tetap produktif.
Beberapa Tips yang Bisa dilakukan HRD Dalam Mengatur Jadwal Jam Kerja Karyawan pada software agenda kerja
Memberikan Arahan & Informasi Dengan Lengkap
Mengkomunikasikan segala informasi dengan lengkap, dan cari tahu apakah pembagian jadwal yang diterapkan oleh perusahaan dapat tetap membuat kehidupan karir dan kehidupan pribadi orang tersebut tetap seimbang.
Membatasi Waktu Kerja Shift Karyawan
Untuk menghindari masalah yang berkaitan dengan jadwal maupun keuangan, maka tim HRD harus bisa memperkirakan jumlah karyawan yang dibutuhkan, memberikan porsi yang sama untuk setiap pegawai. Cobalah buat jadwal sesederhana mungkin, untuk memudahkan Anda gunakanlah sistem manajemen online yang lebih efektif.
Pembagian Jadwal yang Jelas
Jika dibandingkan membuat jadwal shift kerja menggunakan cara manual, ada baiknya perusahaan beralih menggunakan software agenda kerja yang bisa membantu Anda untuk membuat dan mengatur pola shift yang berbeda, seperti - yang memberikan kemudahan untuk karyawan agar dapat mengajukan pergantian shift dalam zona waktu yang berbeda.
Manfaat lainnya - adalah manfaat fiturnya yang bisa merekam check-in dan check - out yang dilakukan karyawan tanpa batasan waktu, maupun melakukan penyesuaian shift secara mendadak. Itulah manfaat HR Software yang membantu Anda mengatur pola kerja karyawan secara efektif.
Mekari Talenta, Rekomendasi Software Agenda Kerja
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRD biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan software agenda kerja yang dilengkapi dengan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan pada software agenda kerja Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Mekari Talenta:
1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari software agenda kerja Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya
● Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
● Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
● Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
● Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Kostumisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam software agenda kerja Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
3. Tim Support yang efektif dan responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam software agenda kerja Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan software agenda kerja Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan software agenda kerja Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Dengan adanya fitur-fitur ini pada software agenda kerja maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga. (*)
Silakan baca konten menarik lainnya dari GenPI.co di Google News